Caso tenha um fluxo salvo, a opção “Utilizar fluxo Salvo” ficara disponível para utilização.
Configurar fluxo manualmente
- Permite a montagem do fluxo manual durante a submissão do documento
- Utilizar fluxo salvo
- Permite a utilização de um fluxo salvo pré-definido geralmente pelo Administrador da empresa
Fluxo salvo
O fluxo salvo é utilizado geralmente em casos que os documentos são submetidos para signatários frequentes (Diretores, Gerentes, Avaliadores, etc.).
O Administrador da empresa pode criar fluxos e associar estes fluxos para acesso de todos ou apenas alguns funcionários.
Fluxo manual
Seleciona manualmente as pessoas que farão parte do fluxo de assinatura do documento. É possível selecionar pessoas/funcionários através da opção “Empresa”, “Representantes por situação” ou mesmo informar um dado de pessoa física pela opção “Pessoa”.
Selecionando a opção Empresa, o portal disponibiliza a opção “Empresa” ou “Contraparte”.
Opção Empresa:
Utilizada para selecionar funcionários da empresa em que está cadastrado(a). São representantes da organização que farão parte do fluxo de assinaturas que pode assinar, autorizar ou avaliar o documento submetido.
Opção Contraparte:
Empresas/fornecedores que não fazem parte da organização, podem ou não ser utilizados com frequência para assinar documentos. Tanto a empresa como o funcionário não precisam estar cadastrados na organização.
Para buscar os funcionários da organização ou da contraparte, é necessário digitar no mínimo 3 (três) letras. Caso não localize a Contraparte para seleção, clique no botão ” + ” em azul para realizar o cadastramento.
Para realizar o cadastramento da Contraparte, as seguintes informações são obrigatórias:
- Empresa: Apenas o nome é obrigatório o preenchimento
- Funcionários da contraparte: Nome Completo, e-mail e CPF
Para adicionar outro funcionário clique no botão “Adicionar Funcionário”
Ao finalizar o preenchimento clique em “Salvar”
Selecione os funcionários da Contraparte e após isto, selecione o tipo de assinatura (Assinatura Digital ou Eletrônica).
Para adicionar outros participantes clique no botão “Adicionar Participante” e repita o processo conforme a necessidade.
Para adicionar outros participantes clique no botão “Adicionar Participante” e repita o processo conforme a necessidade.
Por padrão a submissão do documento permite a assinatura em qualquer ordem, porém se necessário, é possível determinar uma ordem para essas assinaturas.
Selecione a opção “Quero determinar uma ordem para as assinaturas” e arraste o nome dos signatários, observadores e autorizadores para a ordem desejada.
Você dos documentos, clicando em “Adicionar" pode adicionar mais etapas ao processo de assinatura etapa”
É possível mover os participantes entre as "etapas". Caso precise colocar uma pessoa como Observadora, Autorizadora ou Aprovadora, esta pessoa deve ser adicionada separadamente de outras pessoas.
“É necessário comunicar outras pessoas no final?”
A plataforma permite comunicar outras pessoas que não fazem parte do fluxo para receber o documento assinado quando o mesmo estiver com status de concluído.
Para isso, clique na opção “Quero enviar o documento assinado para estes e-mails”. Para informar mais de um e-mail, você deve digita-los separado por virgula ou por linha.
Também é possível apenas avisar que o documento foi finalizado, basta clicar na opção “Quero apenas avisar que o documento foi finalizado” e informar os e-mails que deseja notificar.
Para informar mais de um e-mail, você deve digitá-los separado por virgula ou por linha.
Essa funcionalidade apenas notifica que o documento foi concluído, não envia o documento para os destinatários informados nesse campo.
Ao finalizar as configurações clique no botão Enviar.